1、メールの基本マナー

 

ビジネスメールの書き方

ビジネスメールには、書き方のマナーがあります。応募先とのやりとりでは、ビジネスメールのマナーを守って書く必要があるため、まずは基本のルールをおさえておきましょう。
 

①件名

メールの件名には、どんな内容かが一目でわかるように書くのがマナーです。具体的かつ簡潔に書くためには、「◯◯の件について」と用件がわかる件名にすると好感を持たれます。企業名や目立たせたい部分に、【】を用いるのもよいでしょう。
返信をすると「Re:」が件名に入りますが、これは消さずにそのままの状態でメールを送るのが基本です。
 

②宛名

宛名は、応募先の企業名と担当者名を書きます。アパレル面接の場合は、面接官や人事担当者の名前を書くようにしましょう。
 

③あいさつ文

メールの冒頭ではいきなり用件に入るのではなく、あいさつ文を書く必要があります。一般的には「いつもお世話になっております」と書くのがマナーです。
あいさつの後に、自分の名前を書きましょう。
 

④本文

メールの本文は用件をわかりやすく、できるだけ短く書くのが理想です。まずは、伝えたい用件を書き、その後に詳細や補足を書きます。伝えたい内容が複数ある場合は、箇条書きにして書くと見やすくなります。
また、改行をすると文章の見栄えがよくなるため、メールを受信する側が読みやすくなる配慮も必要です。
 

⑤締めのあいさつ文

用件を書いたら、最後に締めのあいさつ文を書きます。締めのあいさつは、「何卒よろしくお願いいたします」「ご確認よろしくお願いいたします」などが一般的です。
本文の内容に応じて、締めのあいさつ文は臨機応変に書きましょう。
 

⑥署名

メールの最後には、自分の名前を必ず書きましょう。名前以外にも、電話番号やメールアドレスなども書いておくと、丁寧なメールになります。
 

TO、CC、BCCの違い

メールでは、宛先以外の人にも送ることが可能です。ビジネスメールではよく使うことなので、覚えておきましょう。
 

「TO」…送りたい相手、返信がほしい相手に送る場合（メインの宛先）
「CC」…メールの内容を共有したい場合
「BCC」…他の受信者のメールアドレスを知られたくない場合（一斉送信）

 
「TO」は、メールを送りたい相手のアドレスを入力します。返信をしてほしい相手には「TO」で送るようにしましょう。
「CC」は、カーボンコピーの略で複写という意味があります。そのため、「TO」で送った相手以外に、メールの内容を共有したい相手を入力します。確認のために見てもらいたい場合や、同じ情報を共有したい場合に使うことが多いでしょう。
「BCC」で送られた相手は、「TO」や「CC」、他の「BCC」受信者にはメールアドレスが表示されません。そのため、一斉送信をしたい時や、メール受信者に他のメールアドレスを知られないようにする時は「BCC」に入力します。
 

添付ファイルは3MB

メールに添付するファイルの容量が大きすぎると、メールの送受信に時間がかかったり、受信者の負担になってしまうこともあるため、上限は3MBまでにしましょう。
もし、容量が多い添付ファイルを送りたい場合は、メールを複数回に分けて送ったり画像の解像度を落としたりと、工夫するのがマナーです。
 

返信はすぐにする

基本的にビジネスメールは、確認をしたらすぐに返信をします。遅くとも24時間以内に、返信するのが望ましいでしょう。もし、返信するのに時間がかかってしまう場合は、その旨を伝えるメールを送るのがマナーです。
 

相手の勤務時間内に送る

メールの返信は、相手の企業の営業時間や勤務時間内に送ることもマナーです。メールはいつでも送ることができますが、早朝や深夜などに送るのはビジネスマナーとしてふさわしくありません。
メールの返信は、9時〜18時くらいの間に送るのがよいでしょう。
 

会社のメールアドレスはNG

転職の面接でやりがちなことは、現在勤めている会社のパソコンから応募先にメールを送ってしまうこと。そうすると、会社のメールアドレスからメールを送信していることになってしまうため、非常識な印象を与えてしまいます。
いくつか面接を受ける予定がある人は、転職活動用に個人でメールアドレスを取得しておくのがおすすめです。
 
 

2、面接日程調整のメールの書き方と例

面接の候補日が送られてきた場合

株式会社■■
人事部 ◯◯様
 
お世話になっております。
◯◯と申します。
 
面接日程のご連絡、ありがとうございます。
ご提示いただいた候補日の中から、下記日程を希望いたします。
 
第1希望：●月●日 ●時
第2希望：●月●日 ●時
第3希望：●月●日 ●時
 
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
 
◯◯ ◯◯（フルネーム）
〒000-0000
住所
電話番号
メールアドレス
 

 
面接の候補日がいくつか提示された場合、その中から希望する日程を書きましょう。1つだけでなく第3希望まで書くのがマナーです。
 
 

面接の候補日を送る場合

株式会社■■
人事部 ◯◯様
 
お世話になっております。
◯◯と申します。
 
面接の希望日程をお送りさせていただきます。
 
第1希望：●月●日 ●時
第2希望：●月●日 ●時〜●時
第3希望：●月●日 ●時
 
上記日程でのご都合はいかがでしょうか。
お忙しい中恐れ入りますが、ご確認・ご検討の程よろしくお願いいたします。
 
◯◯ ◯◯（フルネーム）
〒000-0000
住所
電話番号
メールアドレス
 

 
こちらから希望する日程を送るパターンもあります。この場合も、候補日は最低でも3つ書くようにしましょう。もし時間帯によって指定がある場合は、●時〜●時と明記します。
 

面接候補日の調整をしてほしい場合

株式会社■■
人事部 ◯◯様
 
お世話になっております。
◯◯と申します。
 
この度は、面接日程をご調整いただきまして、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提示いただいた日程は予定が入っており、面接に伺うことが難しい状況です。
私情で大変申し訳ございませんが、以下の日程であればお伺いすることができます。
 
第1希望：●月●日 ●時
第2希望：●月●日 ●時
第3希望：●月●日 ●時
 
誠に勝手ながら、上記の日程で再度ご調整いただけますと幸いです。
お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
 
◯◯ ◯◯（フルネーム）
〒000-0000
住所
電話番号
メールアドレス
 

 
面接の候補日を提示されたものの都合が悪い場合は、まずは丁重にお詫びをします。その後、可能な日程を提示しましょう。
 

すでに決定した面接日の変更を申し出る場合

株式会社■■
人事部 ◯◯様
 
お世話になっております。
◯◯と申します。
 
●月●日の面接の件ですが、急な出張が入ってしまい、貴社にお伺いすることが難しくなりました。
お忙しい中、面接日程の調整をしていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
 
誠に勝手なお願いとは存じますが、再度面接日程のご調整をしていただくことは可能でしょうか？
以下の日程であれば、お伺いすることができます。
 
第1希望：●月●日 ●時
第2希望：●月●日 ●時
第3希望：●月●日 ●時
 
お忙しい中、大変恐縮ですがご検討の程よろしくお願い申し上げます。
 
◯◯ ◯◯（フルネーム）
〒000-0000
住所
電話番号
メールアドレス

 
すでに面接日程が決定している場合、変更を申し出るのは印象が悪くなってしまいます。しかし、やむを得ない事情であれば仕方がないため、お詫びの気持ちを伝えた上で、再度日程を調整してもらうようにお願いしましょう。
 
 

3、面接が終わった後のお礼メールの書き方と例

株式会社■■
人事部 ◯◯様
 
お世話になっております。
本日面接をしていただきました、◯◯と申します。
 
本日はお忙しい中、面接の場を設けていただきまして
誠にありがとうございました。
 
面接で◯◯様のお話を伺い、ブランド独自の取り組みやサービスについての理解を深めることができ、より貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。
 
改めて、このような機会を与えていただけたことを、心より感謝しております。
まずは面接のお礼を申し上げたく、メールをさせていただきました。
 
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご多幸をお祈り申し上げます。
 
◯◯ ◯◯（フルネーム）
〒000-0000
住所：
電話番号：
メールアドレス：
 

 
面接を終えた後のお礼のメールは、絶対に送らないといけないわけではありません。お礼のメールを送らなかったとしても合否に影響することはありませんが、送った方が応募先に好印象を与えることはできます。
お礼のメールを送る際は、面接の感想や魅力を簡潔に書いて、入社意欲をアピールすることがポイントです。結びの言葉を添えると、さらに好感を持たれます。
 
 

4、面接を辞退する時のメールの書き方と例

株式会社■■
人事部 ◯◯様
 
お世話になっております。
◯◯と申します。
 
●月●日に面接のお約束をさせていただいておりますが、一身上の都合により、就業することができなくなってしまいました。
誠に申し訳ありませんが、面接の辞退をさせていただきたくご連絡差し上げました。
 
この度は、お忙しい中貴重な時間を割いて面接日程の調整をしていただいたにも関わらず、このような結果になってしまい大変申し訳ございません。
また、メールでのご連絡になってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。
 
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご多幸をお祈り申し上げます。
 
◯◯ ◯◯（フルネーム）
〒000-0000
住所：
電話番号：
メールアドレス：

 
面接を辞退したい場合は、早めに連絡をしましょう。辞退の理由としては、「第一志望の企業で採用された」「応募先とは合わない」など様々な事情があると思いますが、明確に述べる必要はありません。辞退のメールを送る際は「一身上の都合」とするのが無難です。
すでに調整をして面接の日程が決まっているので、応募先にはお詫びの気持ちを誠心誠意伝えることが大切です。もし、面接日が迫っている場合は、メールではなく電話連絡で行いましょう。
 
 

5、まとめ

 
アパレル面接の日程調整のメールは、ビジネスマナーを守って送るようにしましょう。ビジネスメールは、言葉遣いやルールに気を配らなくてはいけませんが、文面から丁寧さが伝わると好印象を与えることができます。
基本のメールの型を覚えておけば応用して使うことができるので、ぜひご活用くださいね。